改正会社法施行にあたり企業側が注意すべき点は何か

　本年５月1日からの改正会社法施行に伴い、２月６日、改正法務省令が公布された。コーポレート・ガバナンス強化に関する改正の中でも、特に実務上の関心が高かった、グループ内部統制システム等の整備義務の詳細、社外取締役を「置くことが相当でない理由」の開示時期・内容、取締役会による親子会社間取引の利益相反性の判断内容の開示等の各項目について、改正法務省令及び法務省のパブコメ回答により明らかにされたポイントについて柴田寛子弁護士が詳細に解説する。

 

改正会社法施行規則・パブコメ回答に基づく
コーポレート・ガバナンス関連の実務ポイント

 

弁護士・ニューヨーク州弁護士
柴田 寛子

■ はじめに

　2014年11月25日、平成26年改正会社法（「改正法」という）の施行に伴う改正法務省令（改正会社法施行規則、改正会社計算規則、改正電子公告規則、改正一般法人法施行規則）等の案が公表され、同年12月25日までパブリック・コメントに付された上で、2015年2月6日、改正法務省令が公布された（施行日は、改正法及び改正法務省令共に2015年5月1日）。改正会社法施行規則（以下「改正施行規則」という）の公布と共に、法務省は、「会社法の改正に伴う会社更生法施行令及び会社法施行規則等の改正に関する意見募集の結果について」と題する文書の「第3　意見の概要及び意見に対する当省の考え方」において、パブリック・コメントにより寄せられた意見に対する法務省の考え方（以下「法務省パブコメ回答」という。以下、同回答を引用する場合には、上記「第3」の中の項番号を用いて引用する）を公表し、実務上関心の高かったいくつかの疑問点についての解釈を明らかにしている。そこで、本稿では、改正施行規則及び法務省パブコメ回答を参照しつつ、改正法下での実務対応を考える上で特に重要と考えられる、コーポレート・ガバナンス体制の整備に関する事項を中心に解説する。

■ 内部統制システムの整備対象項目の拡充

　改正法は、監査役（会）設置会社において整備すべき内部統制システムの充実を意図して、その具体的細目の決定を法務省令に委任している（改正法348条3項4号、362条4項6号、要綱第1部第1の後注）。
　これを受け、改正施行規則においては、整備すべき内部統制システムの内容として、新たに、①監査役の職務を補助すべき使用人に対する監査役の指示の実効性の確保に関する事項、②当該会社の子会社の取締役等（取締役、会計参与、監査役、執行役、業務を執行する社員、会社法第598条第1項の職務を行うべき者その他これらの者に相当する者を総称する。以下同じ）及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者が当該監査役設置会社の監査役に報告をするための体制（子会社の取締役・使用人等の親会社監査役に対する報告に係る体制）、③監査役への報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制、及び④当該監査役設置会社の監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項（改正施行規則98条4項3号乃至6号、100条3項3号乃至6号）が追加された。
　具体的には、これらは、職務規程等において監査役室スタッフは監査役の指示に従うべきことを明記する（上記①）、就業規則等において従業員が監査役に対して情報提供を行ったことを理由に不利益な取扱いを受けないことを明記する（上記③）等の対応を念頭に置いたものである（中間試案補足説明16－17頁等）。
　改正法下では、大会社における取締役会には、これらの事項を決定する義務が課されるが（改正法348条4項、362条5項）、この点についての経過措置は定められていない。そのため、2015年4月末までに（どうしても困難な場合には5月1日以降早急に）所要の取締役会決議を行う必要がある。
　なお、指名委員会等設置会社（委員会設置会社）においても、取締役会は、監査委員会の職務執行に必要な事項・体制を決議・整備すべき義務を負っているが（会社法416条1項1号ロ）、これらの細目についても、上記同様の拡充が図られている点には念のため留意が必要である（改正施行規則112条1項3号乃至6号）。因みに、監査等委員会設置会社において、取締役会が決議・整備すべき監査等委員会の職務執行に必要な事項・体制（改正会社法399条の13第1項1号ロ）は、指名委員会等設置会社の取締役会が決議・整備すべき事項・体制と同様である（改正施行規則110条の4第1項）。

■ グループ内部統制システムの整備

　改正法は、親子会社のガバナンス強化を目的として、当該会社のみならず、その子会社も対象としたグループ内部統制システム（企業集団内部統制システム）の整備義務を、会社法施行規則（会社法施行規則98条1項5号、100条1項5号、112条2項5号）における規律から会社法（改正法348条3項4号、362条4項6号、399条の13第1項1号ハ、416条1項1号ホ）における規律に「格上げ」した。これに伴い、改正施行規則においては、取締役（会）設置会社におけるグループ（企業集団）内部統制システムの内容として、①当該株式会社の「子会社の」取締役等の職務の執行に係る事項の当該株式会社への報告に関する体制、②当該株式会社の「子会社の」損失の危険の管理に関する規程その他の体制、③当該株式会社の「子会社の」取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制、及び④当該株式会社の「子会社の」取締役等及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制（改正施行規則98条1項5号イ乃至ニ、100条1項5号イ乃至ニ、112条2項5号イ乃至ニ）が含まれることが明示された。
　なお、念のため、グループ内部統制システムの整備として想定されているものは、企業集団を構成する子会社の業種、規模、重要性等をふまえた、当該株式会社における企業集団全体の内部統制の方針の策定等であり、当該株式会社が子会社自体の内部統制システムを定めることまでは求められていない（法務省パブコメ回答2(9)③）。
　改正法下では、大会社における取締役会は、上記の事項を決定する義務を負うこととなるが（改正法348条4項、362条5項、399条の13第2項、416条2項）、これらの整備の時期についても経過措置は定められていない。もっとも、上記②乃至④については、現行の会社法施行規則においても実質的にカバーされていた事項であり（会社法施行規則98条1項2号乃至4号、100条1項2号乃至4号、112条2項2号乃至4号）、既にこれらの事項に対応したグループ内部統制システムを導入している会社においては、改正法施行後に確認的な取締役会決議を行えば足りる。法務省パブコメ回答においても、上記②乃至④については、現行会社法施行規則の対応する上記各号の解釈を拡大する趣旨ではなく、また、取締役会の決議の形式としても、各号に形式的に区分した決議は不要であり、実質的に当該事項について決議がされていればよいとの考え方が示されている（同回答2(9)②）。一方、上記①については、現時点では、内部統制システムの内容として明示的には定めていない例もあるのではないかと思われる。その場合には、2015年4月末までに（どうしても困難な場合には5月1日以降早急に）これに対応した整備が必要となる。

■ 事業報告における「内部統制システムの運用状況の概要」の開示

　上記の内部統制システムに関する2つの改正に関連して、事業報告で開示すべき内容に、新たに、内部統制システムの「運用状況の概要」が追加された（改正施行規則118条2号）。
　それでは、この事業報告で開示すべき内部統制システムの「運用状況の概要」とはどのようなものなのであろうか。この点、上記のとおり、金融商品取引法上の内部統制報告書のような会社の内部統制システムの「評価」を含まず、(i)どのような内部統制システムが整備されているのか、(ii)当該整備された内部統制システムの運用の実態はどのようなものであるのか、という客観的な情報の「概要」が想定されていることは明らか（法務省パブコメ回答2(11)③参照）であるが、それ以上の詳細は必ずしも明らかではない。論理的に考えれば、改正法348条3項4号、362条4項6号、399条の13第1項1号ロ・ハ及び416条1項1号ロ・ホ並びに改正施行規則98条1項・4項、100条1項・3項、110条の4第1項・2項及び112条1項・2項に基づいて決定・決議され、その決定・決議の内容の概要が事業報告で開示されたもの（改正施行規則118条2号）について、上記の改正施行規則の各条項に対応する形で、(i)当該決定・決議に基づいて実際に整備された個別の内部統制システムのパーツの概要および(ii)当該整備された個別の内部統制システムのパーツがどのように運用されているかに関する概要を開示すればよいということになると考えられるが、事業報告において具体的にどのような開示をすべきかは各社の実情に応じて個別に考えていくほかない。もっとも、法務省パブコメ回答では、単に「当該『業務の適正を確保するための体制』に則った運用を実施している。」というだけの記載は、通常は本号の要求を満たさない」（同回答2(11)②）とされており、ある程度具体的な運用実態の記載が想定されている。そのため、例えば、内部統制に係る委員会を設置している場合には、その開催状況の記載等が「運用状況の概要」の一内容となり得るし（法務省パブコメ回答2(11)②）、また、例えば、内部通報者に対する不利益防止のための体制として、外部窓口を設置する旨定めている場合には、当該窓口の設置場所や秘密保持のための配慮等についての記載を加えることなどが考えられよう。
　また、事業報告に関する改正施行規則の適用時期については、「施行日前にその末日が到来した事業年度のうち最終のものに係る株式会社の事業報告及びその附属明細書の記載又は記録については、なお従前の例による」（会社法施行規則等の一部を改正する省令（「改正省令」という）附則2条6項本文参照）とされており、3月決算の会社においては、原則として、2015年度に係る事業報告から改正施行規則に対応すべきこととになる。

■ 事業報告における「社外取締役を置くことが相当でない理由」の開示

　「社外取締役を置くことが相当でない理由」については、改正法において、定時株主総会における説明義務が課されており（改正法327条の2）、同義務の適用についての経過措置は設けられていない。そのため、3月期決算の会社を例にとると、2015年3月末日において、社外取締役を置いていない上場会社（その発行する株式に関する有価証券報告書提出義務を負う大会社）は、改正法施行日後に開催される定時株主総会（3月決算の会社においては2015年6月の定時株主総会）において、「相当でない理由」の説明が求められる。
　上記に加え、改正施行規則においては、事業報告における「社外取締役を置くことが相当でない理由」の開示義務が規定され（改正施行規則124条2項）、その適用時期については、事業報告に関する他の改正施行規則とは異なり、「施行日後に監査役の監査を受ける事業報告」とされた（改正省令附則2条6項但書）。これは、パブリック・コメントに付された原案における「施行日後に『作成』された事業報告」（法務省による2014年11月25日付け「改正の概要」第3の2(1)ウ①但書）との規定に対し、事業報告の「作成」とは何時かが不明確であるとの意見が寄せられたことを受けて明確化されたものである（法務省パブコメ回答2(11)㉑）。
　なお、「監査役の監査を受ける」時点とは、監査役会設置会社においては特定取締役（会社法施行規則132条4項）が監査役会の監査報告（なお、指名委員会等設置会社では監査委員会の監査報告、監査等委員会設置会社では監査等委員会の監査報告。改正施行規則132条2項）の内容の通知を受けた日であり、3月決算の会社を例とすると、施行日である2015年5月1日以降に当該通知を受領することが通例であるため、2014年度の末日において、社外取締役を置いていない上場会社においては、今期に係る事業報告から対応する必要があることとなる。
　なお、「相当でない理由」については、立法担当者により、社外取締役を置くことがかえってマイナスの影響を及ぼす事情を説明しなければならないと解説されている（坂本三郎他「平成26年改正会社法の解説〔Ⅰ〕」旬刊商事法務2040号36頁参照）。また、「社外監査役が2名以上」のみをもって当該理由にできないことが改正施行規則で明記された（改正施行規則124条3項）。

■ 改正法における「社外性」要件の修正の適用時期

　改正法においては、取締役・監査役の「社外性」の要件が改正され、社外取締役に関しては、概要、親会社の在籍者、兄弟会社の業務執行者、又は当該会社の一定の業務執行者等の近親者は「社外性」を満たさないこととなった（改正法2条15号）。もっとも、上記の定時株主総会及び事業報告における「社外取締役を置くことが相当でない理由」の説明・開示義務の有無を決定する、当該事業年度末日において「社外取締役」を置いているか否かの判断については、改正法において、以下の経過措置が設けられている。すなわち、改正法施行時において、現行会社法に基づく「社外取締役」を置く会社においては、改正法施行後最初に終了する事業年度に関する定時株主総会の終結の時まで、現行会社法に基づく社外取締役の要件（旧要件）に依拠することが許される（改正法附則4条）。これは、改正法の要件を満たす社外取締役を確保するための時間及び「社外性」に関する新旧の基準が混在することの混乱防止に配慮したものであり、そのため、改正法施行時に、既に旧要件に依拠した社外取締役を置いている会社においては、改正法施行後、新たに社外取締役を選任する場合には、改正法施行後最初に終了する事業年度に関する定時株主総会までは、旧要件を満たせば足りることとなる。もっとも、改正法施行時に、社外「監査役」のみを置いている会社において、改正法施行後に、社外「取締役」を選任する場合には、新旧要件の混在による混乱防止は当てはまらないため、改正法に基づく社外取締役を選任することが求められる。
　従って、3月決算の会社を例とすると、2015年3月末及び5月1日の時点で、旧要件に準拠した社外取締役を置いている場合には、当該社外取締役が、仮に改正法における「社外性」の要件を満たしていなくても、2015年6月の定時株主総会においては、「社外取締役を置くことが相当でない理由」の説明・開示義務は課されない。また、当該定時株主総会において社外取締役を選任・再任するには、旧要件に依拠することが許される。当該会社において改正法の要件を満たす社外取締役を選任する義務が課されるのは、2016年6月の定時株主総会からとなる。

■ 親子会社取引の利益相反性のチェック

　改正法の主眼の1つである、親子会社に関する規律の整備の一環として、事業報告又はその附属明細書において、親会社等との取引についての取締役会等による利益相反性の判断内容等を開示すべき義務が新設された（改正施行規則118条5号、128条3項）。対象となる取引は、計算書類の個別注記表に記載する関連当事者との「重要な取引」のうち（会社計算規則112条2項）、当該会社の親会社等との取引であり、いわゆる間接取引（第三者との間の取引で親会社との間で利益が相反するもの）に加え、完全親会社との取引も含まれることとなった。
　開示内容は、当該取引に関し、①当該会社の利益を害さないよう留意した事項（当該事項がない場合にはその旨）、②当該会社の利益を害さないか否かについての取締役（会）の判断及びその理由、及び③社外取締役を置く会社においては「取締役（会）の意見が社外取締役の意見と異なる場合」における社外取締役の意見（改正施行規則118条5号、128条3項）である。
　さらに、事業報告に記載されたこれらの内容について、監査役（会）、監査等委員会又は監査委員会は、監査報告において意見を述べることが求められる（改正施行規則129条1項6号、130条2項2号、130条の2第1項2号、131条1項2号）。
　親会社と子会社の少数株主との「利益相反」という観点からは、本来、完全親会社との取引は対象外であるべきだが、会社計算規則に基づく関連当事者取引に関する注記において、完全親会社との取引を適用除外事由とはしていないこと（法務省パブコメ回答2(11)⑩）等を理由として、これらも上記制度の対象とされた。
　実務においては、親会社との取引（親会社への経営指導料の支払等を含む）を継続的に行っている会社は少なからず存するため、当該改正に基づいて「当該会社の利益を害さないか否かについての取締役（会）の判断及びその理由」（改正施行規則118条5号ロ）の開示が必要になったこととの関係で、取締役会の決議事項が増えるのではないかとの懸念もあった。しかし、法務省パブコメ回答では、同号による開示の対象となる取引について、①個別に又は取引の時点で判断をすることまで求めるものではなく、②取引の類型ごとに包括的に判断することも許されるのみならず、③当該判断の内容が記載された事業報告の承認をもって取締役会の判断とすることも許容されるものとされた（同回答2(11)⑨）ため、上記②及び③の決議方法を活用することで、本制度への実務対応の負担はそれほど大きなものとはならないのではないかと考えられる。
　なお、本制度の適用時期については、上記のとおり、3月決算の会社を例にとると、2016年3月期に係る事業報告からであり、かつ、開示等の対象は、施行日（2015年5月1日）以後に行われた取引に限るとされている（改正省令附則2条8項）。

■ 事業報告における「常勤」監査等委員・監査委員に関する記載

　最後に、新設される監査等委員会設置会社に関連する改正施行規則の注目点について述べる。監査等委員会設置会社においては、「常勤」の監査等委員の選任義務はない。これは、指名委員会等設置会社における監査委員同様、監査等委員会設置会社における監査等委員は、内部統制システムを利用した組織的な監査を行うことを前提としており、常勤者の選任を義務づけなくとも、情報収集等の点で不都合は生じないと考えられたためである。もっとも、実